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软件设计尽量减少负库存和发现负库存

  作为一个软件设计者,我从如何尽量减少负库存和发现负库存如何解决两个方面来分析一下这个问题吧
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  一、如何减少负库存,按照负库存产生的原因来分析
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  1、出入库单据差错
  1)收货差错(数量错、晚入库)
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  首先需要保证入库单据输入的即时性,这必须要在管理上限定,例如前面兄台所说的在收货点设立收货电脑,必须先录入收货单据,然后凭借打印出的收货单据来作为供应商结算凭证,这就可以保证了录入的即时性,至于录入错误,如果数量录入错了的话,则打印出的收货单据总金额会和供应商送货凭证不符,立刻就可以发现,当然,也可以将供应商送货凭证上总金额录入,与计算出的作对比,然后自动提示。
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  2)退厂、调拨、配送、领用、损益等其他库存操作类单据数量出错(出库数量输入多了或入库数量输入少了)
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  对于这一类的操作,如果是连锁体系内部的配送、调拨等因为有收货方的验货过程,所以错误都可以即时发现;而对于和供应商、批发商之间的退厂、批发等操作,则因为要打印单据作结算凭证,所以也能发现;对于损益等操作则应根据损益金额来确定审核权限,例如超过300元的必须由部门经理审核,这样就可以严格报损机制,尽量减少错误。
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  2、盘点差错:盘点的差错体现在几个环节,我们以抄表盘为例。
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  0)盘点前首先要注意商品归位问题,需要将卖场内散放、堆头、花车内的商品先归位到原位,或在商品主区域下贴上堆头的位置,避免漏盘等现象的发生。当然,对于系统要支持对于已售未提、自动累加等功能的支持。
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  1)首先是空白盘点表抄错,对于这个环节,如果有商品定位管理,则可以分货架按从上到下,从左到右的顺序打印出来,如果没有定位管理,则可以考虑采购1-2台盘点机,然后在盘点前按照货架顺序从上到下,从左到右将商品扫描进去,再按此顺序打印出空白盘点表来,这样就可以避免抄空白盘点表的错误。这就要求系统能够分货架导入盘点机的扫描定位表,后面还要用于盘点表录入的时候。
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  2)漏盘、错盘:因为前面已做了商品归位,并按照商品的定位顺序打印出了空白盘点表,所以漏盘和错盘的现象可以大大减少。
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  3)条码录入错、漏录:因为前面说了,空白盘点表已经按照实现扫描定位好的顺序打印出来了,所以输入的时候先输入货架号,然后显示当初打印的顺序,最后直接录入数量即可,不存在错码和漏录的问题。当然,为了防止对错行,要求每录入5-7行用目光核对一次。
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  4)数量录入错误:可设定一个统计员,对每张盘点表上的商品数量,在最下面人工统计出一个合计数,然后盘点表录入的时候底下显示合计数,录完一页就检查一下是否正确,当然,盘点表要支持分页显示和录入。
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  5)盘点数量错误:设定商品的复盘警戒限,当最后调整的时候,如果报损数超过复盘警戒,则以红色显示,并集中打印出来作复盘单,对这些商品进行复盘。对于升益的商品,则一定要进行复盘。
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  6)前面的兄弟说的对,高频率、小区域的部分盘点方法是减少盘点错误的最好方法,大规模的盘点是很容易造成工作失误的,不说别的,光是商品归位和点数就已经够吐血的了。
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  3、销售错品、商品丢失:吴兄说的没错,除了加强收银员培训和保安防损以外没有别的方法,当然,对于贵重商品应建立抽盘制度,特别是小便利店,这样可以即时发现这些问题。
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  4、保质到期:保质到期需要进行报损或退货,不过如果软件支持按保质期最近先出的库存管理方式(和核算方式是先进先出还是移动平均没有关系)和理货员每日按保质期整理商品的管理制度,则可以较为有效的控制商品到期的问题。
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  5、生鲜加工和损耗:这是一个大问题,我们来按业界的几种处理模式来分析一下,当然,只讨论自营生鲜,联营金额管理就不说了。
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  1)二次加工处理法:就是使用商品加工单来录入原材料品种和数量以及最后的成品品种和数量,对原材料记录成本加工移转出库,对成品记录加工成本入库,保证成本的平衡。当然,可以对成品预先定义配方表,然后自动预估出消耗的原材料,并通过原材料盘点来产生加工损耗成本。这方法多用于超大型的超市和配送加工中心,管理成本要求较高。
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  2)盘点倒推法:就是不作商品加工单,成品销售时也不扣减库存,而是实行每日盘点制度,盘点时根据原材料消耗(就是盘点差异)和剩余成品数、已销成品数来自动生成一张成品加工单,作加工成本移转,然后再处理成品销售成本。当一种原料用于多种成品时需要进行加权平均分摊。
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  3)实时成本移转:制订商品配方表,销售时根据配方表直接扣减原料成本,产生预估销售成本,等定期盘点的时候对预估成本和实盘成本的差额作损耗处理。这种方法对配方表的合理性要求较高,否则容易产生负库存。其实这种方法多用于处理捆绑商品和包装商品,象前面有位兄弟说的他们负库的产生是门店没有即时作包装分拆单,其实那是完全没有必要的,在零售的时候,如果一种条码对应多种包装,则应当作一码多品处理,应弹出选择,如果大包装码和小分拆开的小包装码不同那就应直接用包装码销售,销售的时候按包装内容来直接扣减最小单位库存。当然捆绑商品也是一样,只不过是按捆绑配方表来扣减被捆绑商品库存而已。
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  4)零库存法:一种盘点倒推法的简化方法,就是每日不盘点商品库存,而是假设商品盘点库存=0,则一次性将库存成本全部结转为销售成本,当然剩余的几天如果没有进货只有销售的话,这几天的销售成本都是0,因为已经在第一天都结转过去了,这种方法其实对于日配生鲜来说是完全可行的,因为总量是平衡的,就是对于几天进一次货的商品来说其实也是可行的,虽然销售成本和毛利分配按日来看不大均匀,但按月来看则是完全均衡的。这适用于管理的简化。当然,一种优化的处理方法是日均分摊法,就是指定该商品的进货周期,例如3天,则每日分摊成本的1/3,这样就会分摊的较为均衡,当然对软件要求就更高了。
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  5)对于猪的加工其实也很好理解,准确的说其本质就是多种成品(猪蹄、猪肉等)共用一种原材料(生猪),如果你们是配送中心加工则用第一种二次加工法,如果是卖场内现卖现砍,那后面的三种方法都可以,只不过对于该原材料(生猪)成本在各成品中的分配要按成品的售价金额作加权平均分配而已。至于小刺猬的鱼丸,如果你们原来是盘点报损的话,那用盘点倒推法就可以了,不要对原料损耗作报损,而是应记录为加工成本转出,这是不同的财务科目,而且会影响基于损耗率的考核。
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  6)综上所属,根据不同的应用情况和管理水平可选择不同的方法来控制生鲜的成本和负库存,其实除了实时成本移转法会产生生鲜负库存外,其他都是根据实盘和损耗倒推的,都不会产生负库存。其中零成本法是综合管理成本最低的方法,也比较有效,建议使用。
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  二、产生负库如何处理
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  1、首先应建立每日负库处理流程,对于商品设定负库警戒限,对于负库超标的商品分商品部类打印出来。首先检查是否有进货单据没有录入,然后检查退厂、报损等单据,最好你的系统能支持在双击负库查询中某一行的时候显示出本日(或2日)内的库存出入明细,这样方便核对。排除这些情况后则应对这些负库商品进行抽盘,及时调整。
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  2、负库销售的成本处理:负库销售时必须要作暂估成本处理,这涉及到两个因素,就是暂估成本的所属供应商和成本价,对于不同的核算方法可选择不同的方式,对于平均类算法(日平均、移动平均),多使用当前平均成本价,而对于批次核算法(先进先出、后进先出、精确批次)则多使用最新进价或合同进价作为预估成本价,供应商帐号最好是设立专门的【系统负库供应商】帐号,这样一来方便查询,二来不会导致供应商报表上出现出库>进货的异常情况。在入库的时候,如果发现有负库存,应作负库成本冲减更正,就是将原来的负库销售成本更正成新的真正的入库供应商和成本价,当然,方法是使用红冲原业务,然后用新成本重新记录销售成本来实现的。

 


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